Zorg dat een teamoverleg niet verzandt in een vaste agenda en vaste rituelen, maar beperk het in de tijd en maak het inhoudelijk relevant. En vermijd clichématige onderdelen als notulen schrijven en een rondvraag. Dat is het pleidooi van Joost de Waard bij zijn presentatie tijdens Dental Expo op 28 oktober.

Een goed teamoverleg begint volgens Joost de Waard altijd bij goed nadenken over de inhoud. ‘Zorg dat de onderwerpen triggeren. Bereid de inhoud goed voor en hang er ook een tijd aan. Een goed voorbereide agenda helpt om een teamoverleg qua tijd te beperken. Besteed hooguit een uur aan zo’n overleg en wijd er zeker niet een hele ochtend aan.’

De Waard pleit er ook voor om af en toe zowel de overlegvorm als de locatie af te wisselen. ‘Als je bij een brainstorm bijvoorbeeld met geeltjes werkt die je op een bord plakt, krijg je ook mensen in beweging, die anders minder actief zijn of minder spraakzaam zijn. Ook een locatie buiten de deur kan helpen het team in beweging te krijgen. Staand vergaderen blijkt ook effectiever.’

‘Schaf de notulen alsjeblieft af’

‘Breng ook rust en sfeer en zorg dat de teamleden hun telefoons niet meenemen. Neem iets lekkers mee bij de koffie en zorg voor een informele sfeer. Dat maakt dat mensen meer zin hebben om te overleggen. Betrek er ook andere teamleden bij, zodat niet steeds dezelfde mensen het woord voeren. Stop ook met het maken van notulen, want dat is vaak zonde van de tijd. Maak in plaats daarvan een actielijst over wat er is afgesproken en wie wat gaat doen.’

‘Maak het teamoverleg belangrijk’

De Waard benadrukt dat het teamoverleg een manier is om te zorgen dat teamleden betrokken blijven. ‘Maak het overleg interessant, wissel de onderwerpen af en nodig ook eens een spreker uit die iets te melden heeft over dingen die er spelen. Bijvoorbeeld over de werk-privébalans.’ Daarbij is het cruciaal om de afspraken zo concreet mogelijk te maken. ‘Wat spreken we af, wanneer gaan we dat doen en vooral wie dat gaat doen.’

‘Bewaak het positieve karakter’

Volgens De Waard is van belang het positieve karakter van het werkoverleg te bewaken. ‘Als je daar wilt bespreken wat allemaal niet goed gaat, kan dat heel negatief uitpakken in het team. Misschien kun je die ene persoon of dat groepje beter op een ander moment daarover aanspreken.’ De Waard waarschuwt ook voor de rondvraag, waardoor een teamoverleg soms alsnog uit de hand loopt.

‘De rondvraag kun je beter of naar voren halen of helemaal weghalen. De rondvraag is vaak een moment waarop veel gemopperd wordt, dat past beter in een soort klaaghalfuurtje eens per maand. Stel je hebt een positief overleg gehad en bij de rondvraag blijken er nog allerlei lastige onderwerpen achteraan te komen. Dan ben je weer een half uur verder. Vraag het team om onderwerpen van tevoren in te dienen, in plaats van die te laten liggen tot de rondvraag. En bespreek die lastige vragen bij voorkeur in een een-op-een overleg.’

‘Weet wat er speelt’

Voor de leidinggevende betekent dat het voor een goede voorbereiding van het teamoverleg nodig is goed te weten wat er speelt. ‘Luister goed naar wat er echt gezegd wordt. Bedenk ook dat het belangrijk is om fysiek aanwezig te zijn als je overlegt. Af en toe een overleg via Teams is geen probleem, maar je ziet dan niet de non-verbale communicatie van teamleden. Mensen zeggen soms ja terwijl ze nee bedoelen. Bij overleg op locatie zie je de echte interactie tussen mensen.’

‘Hou je mening voor je’

De Waard pleit er ook voor dat leidinggevenden hun mening tijdens het overleg voor zich houden. ‘Als leidinggevende zit je de vergadering voor en begeleid je het proces. Ik zie vaak dat de praktijkhouder of praktijkmanager meteen zegt wat hij of zij wil, waardoor minder verbaal ingestelde teamleden denken: dan hou ik mijn mening wel even voor me. Als je heel graag je mening wilt geven, doe dat dan gewoon aan het eind als iedereen zijn zegje heeft gedaan.’ Kom de gemaakte afspraken ook na, beklemtoont De Waard. ‘Wat ik vaak zie is dat er gezegd wordt 'Ja, dat gaan we doen' en vervolgens gebeurt er gewoon niets mee. Luister goed en ga er dan ook echt daadwerkelijk wat mee doen.’

‘Moedig ook minder verbale teamleden aan’

Ten slotte wijst Joost de Waard op het nut van een open brainstorm als afwisseling met een teamoverleg rond een vergadertafel. ‘Stel, je wilt mensen mee laten denken over een specifieke vraag. Bijvoorbeeld: hoe kunnen we het intakeproces verbeteren? Als je dat doet door geeltjes op te plakken op een bord, zie je dat ook minder verbale teamleden aangemoedigd worden om hun ideeën in te brengen. Dat versterkt hun betrokkenheid en daarmee uiteindelijk ook het proces binnen het team.’

^{* Dit artikel verscheen onlangs op de website van MedischOndernemen.}